Privacy Policy
PRIVACY POLICY (EN)
Who is responsible for the processing of your personal data?
ZUIDNATIE, the trade name behind Zuidnatie NV, Zuidnatie Breakbulk NV and their affiliated companies such as but not limited to Becomar NV , Flatraco BV and Zuidnatie Transport Services NV – all with head office located at Antwerpsebaan 1, 2040 Antwerp, respects everyone’s privacy and could be responsible for the processing of personal data.
ZUIDNATIE manages your personal data in a responsible and secure manner, and this in accordance with the GDPR (“General Data Protection Regulation”) legislation that came into effect on May 25, 2018. This Privacy Statement informs everyone about the possible processing of personal data and how it is respected. For more information, please consult the website of the European Commission on Data Protection (www.ec.europa.eu).
Who is this privacy statement for?
This privacy statement relates to the processing of personal data of third-party visitors (including solicitants) at ZUIDNATIE , who exchange data with ZUIDNATIE and its employees in the context of their professional contacts or job applications.
What is the processing of personal data?
Processing of personal data is understood to mean: “any possible processing that is carried out on that data, such as collection, storage, use, modification and communication”. This also results in any way of collating, archiving, making available or deleting personal data.
Purposes
ZUIDNATIE will only process and use such data according to the intended purpose of communication, including compiling and saving professional contact information (‘business cards’) or to analyze the suitability-capability of a candidate for certain vacancies (‘curriculum vitae’), such as:
- Nationality;
- Gender;
- Marital status;
- References & Education;
- Date & place of birth;
- Identification data (name, first name,…);
- Contact details (e-mail, telephone, address, …).
- By applying for a job at ZUIDNATIE, your personal data will be saved. This data is only processed and stored in a database under the management of the HR department, and always handled with appropriate discretion.
How is your personal data collected?
- Personal data could be obtained in various ways, such as:
- By communication with/through a recruitment and selection agency;
- By visiting the ZUIDNATIE website and filling in the application form;
- By applying/sending an e-mail by yourself (spontaneously).
How is your personal data being secured?
ZUIDNATIE undertakes to secure its digital information platforms (‘IT infrastructure’) against unauthorized access as per common market practice. All collected personal data is being stored within the own ICT environment. Consequently, ZUIDNATIE uses firewalls, anti-virus software, encryption and access control to prevent misuse and loss of data. In case of unlawful access to personal data, the respective owners will be notified.
ZUIDNATIE’s employee ‘s having access to personal information, through the performance of their tasks/duties, adhere to a policy of confidentiality. With third parties who process your personal data on behalf of ZUIDNATIE, appropriate agreements are being undersigned in among others in view of confidentiality and protection (of personal data).
What rights do you have and how can you exercise them?
The rights below apply:
- Access to your personal data;
- Deletion of personal data (‘Right to be forgotten’);
- Improvement / addition of your personal data;
- Deletion of your personal data;
- Restriction of the processing of your personal data;
- Transferability of your personal data;
- Object to processing of your personal data.
- If you have a particular request or complaint is, please address yourself to your ZUIDNATIE contact or the ZUIDNATIE HR department (sollicitaties@zuidnatie.be).
Provision of personal data to third parties
ZUIDNATIE does not disclose personal data to third parties unless required to do so – in accordance with this privacy policy – – for the implementation and/or good execution of the purpose of communication of the data, or whenever required by law and/or permitted by law. For example, personal data can be communicated to a ‘social secretariat’, but in principle only to parties that (at least adhere to) intend to use same standards regarding privacy legislation – see article 6, §2 above.
How long will your personal data be stored?
Personal (and job application) data is not kept longer than strictly necessary (maximum six months for job applications ). Is it preferable to store personal data for a longer period of time, for instance in view of being part of a ‘job application pool’? This can then be confirmed in writing to ZUIDNATIE HR for an additional period of up to six months.
Amendments
ZUIDNATIE reserves the right to unilaterally alter this Privacy Policy.
Contact
For complaints regarding this Privacy Policy itself or the processing of your personal data by ZUIDNATIE, we would appreciate to address your ZUIDNATIE contact either the HR department first. Same goes for any other questions and / or clarifications required.
PRIVACYVERKLARING
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
ZUIDNATIE, de handelsnaam achter Zuidnatie NV, Zuidnatie Breakbulk NV en de hun aanverwante vennootschappen waaronder doch niet beperkt tot Becomar NV, Flatraco BV en Zuidnatie Transport Services NV – allen gevestigd te Antwerpsebaan 1, 2040 Antwerpen, respecteert eenieders privacy en is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens.
ZUIDNATIE beheert uw persoonsgegevens op een verantwoorde en veilige manier, en dit conform de GDPR (“Algemene Verordening Gegevensbescherming”) wetgeving welke in voege trad op 25 mei 2018. Deze Privacyverklaring informeert eenieder over de mogelijke verwerking van persoonsgegevens en hoe deze gerespecteerd wordt. Voor meer informatie hieromtrent: zie de website van de Europese Commissie aangaande Gegevensbescherming (www.ec.europa.eu).
Voor wie is deze privacyverklaring bestemd?
Deze privacyverklaring heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens van derden-bezoekers (inclusief sollicitanten) bij ZUIDNATIE, dewelke in het kader van hun professionele contacten dan wel sollicitaties voor vacatures gegevens uitwisselen.
Wat is verwerking van persoonsgegevens?
Onder verwerking van persoonsgegevens wordt verstaan: “elke mogelijke bewerking die op die gegevens wordt uitgevoerd zoals verzamelen, bewaren, gebruiken, wijzigen en meedelen”. Dit inclusief eender welke manier van samenbrengen, archiveren, ter beschikking stellen of wissen.
Doeleinden
ZUIDNATIE zal persoonsgegevens enkel verwerken en gebruiken in functie van het beoogde doel van hun mededeling, waaronder het samenstellen en bewaren van professionele contactgegevens (‘visitekaartjes’) dan wel om de geschiktheid van bepaalde functies/opdrachten te beoordelen (‘vacatures – curriculum vitae’), zo onder meer:
- Nationaliteit;
- Geslacht;
- Burgerlijke staat;
- Referenties & Opleidingsgegevens;
- Geboortedatum en -plaats;
- Identificatiegegevens (naam, voornaam, …);
- Contactgegevens (e-mail, telefoon, adres, …).
- Bij het versturen van uw sollicitatie naar ZUIDNATIE HR worden uw persoonsgegevens bijgehouden. Deze gegevens worden enkel verwerkt en bijgehouden een database onder beheer van de HR-afdeling, en steeds met gepaste discretie behandeld.
Hoe worden uw persoonsgegevens verzameld?
- Persoonsgegevens kunnen op verschillende manieren worden verkregen, waaronder:
- Door verstrekking via van een werving- en selectiebureau;
- Door de website van ZUIDNATIE te bezoeken en het sollicitatieformulier in te vullen;
- Door spontaan te solliciteren/info over te maken.
Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?
ZUIDNATIE verbindt zich ertoe haar digitale informatieplatformen (‘IT-infrastructuur’) marktconform te beveiligen tegen onbevoegde toegang. Alle persoonsgegevens die worden verzameld, worden bewaard binnen de eigen ICT-omgeving. Bijgevolg gebruikt ZUIDNATIE firewalls, antivirussoftware, encryptie en toegangscontroles om misbruik en verlies tegen te gaan. In geval van onwettige toegang tot persoonsgegevens worden de eigenaars van de persoonsgegevens op de hoogte gebracht.
Alle ZUIDNATIE medewerkers die toegang (kunnen) hebben tot persoonsgegevens, in functie van de uitvoering van hun taken, zijn gehouden aan een policy inzake vertrouwelijkheid. Met derden, die uw persoonsgegevens verwerken in opdracht van ZUIDNATIE, worden gepaste samenwerkingsovereenkomsten afgesloten ifv onder meer een correcte beveiliging.
Welke rechten heeft u en hoe kunt u deze uitoefenen?
- Onderstaande rechten zijn van toepassing:
- Inzage in uw persoonsgegevens;
- Schrapping van persoonsgegevens (‘Right to be Forgotten’);
- Verbetering/aanvulling van uw persoonsgegevens;
- Verwijdering van uw persoonsgegevens;
- Beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens;
- Overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens;
- Bezwaar tegen verwerking van uw persoonsgegevens.
- Indien u een bepaald verzoek of bezwaar heeft, kunt u schriftelijk contact opnemen met uw ZUIDNATIE contactpersoon dan wel ZUIDNATIE HR (sollicitaties@zuidnatie.be).
Verstrekking van persoonsgegevens aan derden
ZUIDNATIE maakt persoonsgegevens niet kenbaar aan derden tenzij dit nodig is – in achting met dit privacy beleid – ter uitvoering van beoogde doel mededeling/ de dienstverlening, dan wel vereist in rechte en/of wettelijk toegestaan. O.m. kunnen persoonsgegevens worden meegedeeld aan een sociaal secretariaat, evenwel in beginsel enkel aan partijen dewelke minimaal dezelfde standaarden inzake privacywetgeving beogen te hanteren – zie eerder 6, §2.
Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?
Persoons- en sollicitatiegegevens worden niet langer bijgehouden dan strikt noodzakelijk (ifv sollicitaties maximaal zes maanden). Willen wij de persoonsgegevens bewaren in onze werfreserve voor een andere passende functie? Dit kan dan schriftelijk bevestigd worden aan ZUIDNATIE HR voor een bijkomende periode van maximaal zes maanden.
Wijzigingen
ZUIDNATIE behoudt het recht om de privacyverklaring eenzijdig aan te passen.
Contact
Bij klachten omtrent deze privacyverklaring zelf dan wel het verwerken van uw persoonsgegevens door ZUIDNATIE, vragen wij graag steeds eerst contact te willen opnemen met uw ZUIDNATIE contactpersoon dan wel ZUIDNATIE HR. Idem voor wat betreft eventuele vragen en/of vereiste verduidelijkingen.